CSRD-regels voor CSR-events in België: wat moet je nu weten?

Welke bedrijven vallen nu al onder de CSRD?

De invoering verloopt gefaseerd via de Belgische wet van 2 december 2024. Bedrijven die al onder de oude NFRD vielen, grote beursgenoteerde ondernemingen en financiële instellingen met meer dan 500 werknemers, rapporteren al over boekjaar 2024. Grote ondernemingen die voldoen aan minstens twee van drie criteria (€25 miljoen balanstotaal, €50 miljoen netto-omzet, 250 werknemers) volgen vanaf 2026, over boekjaar 2025. Beursgenoteerde kmo's komen erbij in 2027, met optioneel uitstel tot 2028.

Als CSR-manager ben je in 2026 dus hoogstwaarschijnlijk al in scope. De vraag is niet langer of je rapporteert, maar hoe goed je dat doet. Precies daar knelt het schoentje bij de meeste bedrijven die we begeleiden.

Wij zien dit regelmatig bij de organisaties waarmee we samenwerken: het ESG-luik rond employee engagement en sociale impact staat nog te vaak op losse schroeven, terwijl het milieu-luik al verder uitgewerkt is. CSR-events zijn net het terrein waar beide samenkomen, en waar de rapportage het snelst in de fout gaat.

Wat betekent dubbele materialiteit voor je CSR-events?

Dubbele materialiteit is het kernprincipe waarop de ESRS-rapportering steunt. Het betekent dat je een CSR-event langs twee assen moet beoordelen: de impact van het event op mens en milieu (inside-out), én de impact van duurzaamheidsthema's op je bedrijf zelf (outside-in), zoals reputatierisico bij greenwashing of de invloed op employee engagement.

Voor een teambuilding-event betekent dit concreet: je meet niet alleen hoeveel CO2 het transport genereerde of hoeveel afval er op de locatie achterbleef. Je documenteert ook wat het event bijdraagt aan medewerkerstevredenheid, diversiteit en inclusie, en de reputatie van je organisatie als werkgever. Beide dimensies moeten via stakeholderconsultatie worden geïdentificeerd en vervolgens in je jaarverslag worden opgenomen in ESEF-formaat, digitaal getagd en verifieerbaar door een erkende bedrijfsrevisor.

De ESRS-standaarden verdelen dit in drie assen. Voor events zijn de meest relevante:

• E1 tot E5 (klimaat, biodiversiteit, water, afval): meet scope 1 tot 3 CO2-uitstoot, kies locaties met lage ecologische voetafdruk
• S1 tot S4 (eigen medewerkers, gemeenschap, leveranciers): rapporteer over engagement, vrijwilligersuren, diversiteit
• G1 (governance): toon dat je beleid hebt, dat externe verificatie plaatsvond, en dat je greenwashing actief vermijdt

Hoe maak je een CSR-event ESRS-conform?

Een CSRD-conform CSR-event voldoet aan vijf concrete stappen. Geen van die stappen is optioneel als je de assurance door een revisor wil doorstaan.

Stap 1: Dubbele materialiteitsbeoordeling uitvoeren. Identificeer via stakeholderconsultatie welke impacts relevant zijn voor jouw sector en organisatie. Voor een impact event bij een voedselbank zijn dat andere parameters dan voor een familiedag in een nationaal park.

Stap 2: Kwantitatieve en kwalitatieve data verzamelen. Denk aan ton CO2 per deelnemer, aantal vrijwilligersuren, medewerkerstevredenheidsscores voor en na het event, en diversiteitsdata van deelnemers. Kwalitatieve data (verhalen, getuigenissen) ondersteunen de kwantitatieve cijfers maar vervangen ze niet.

Stap 3: Aansluiten bij ESRS-standaarden. Rapporteer in je jaarverslag via de correcte ESRS-categorieën. Werk samen met je financieel team om dit in het ESEF-formaat te integreren.

Stap 4: Assurance regelen. De CSRD verplicht onafhankelijke verificatie, in eerste instantie door erkende bedrijfsrevisoren. Dit geldt voor de volledige duurzaamheidsrapportering, inclusief de data over je events.

Stap 5: Transparant rapporteren over doelen, vooruitgang én risico's. Een event dat mislukte of minder impact had dan verwacht, moet ook in de rapportering. Selectieve communicatie is precies wat greenwashing-boetes uitlokt.

Voor kmo-leveranciers zoals event-organisatoren geldt overigens een beperktere standaard, de Voluntary Standard for SMEs (VSME), zonder verplichte assurance. Als opdrachtgever blijf jij verantwoordelijk voor wat je rapporteert over die samenwerking.

Wat verandert er door het EU Omnibus-pakket in 2026?

Het EU Omnibus Simplification Package van februari 2025 versoepelt de administratieve last, maar schrapt de rapportageplicht niet. De stop-the-clock richtlijn is goedgekeurd, en definitieve CSRD-wijzigingen worden verwacht begin 2026, met Belgische omzetting kort daarna. De FSMA controleert beursgenoteerde ondernemingen.

Wat dit praktisch betekent: de drempelwaarden en rapportagevereisten kunnen licht verschuiven, maar de kern van dubbele materialiteit en ESRS-conformiteit blijft overeind. Als CSR-manager doe je er goed aan nu al te werken met een systeem dat aanpasbaar is, in plaats van te wachten op de definitieve teksten.

Onze ervaring is dat organisaties die nu al meetbare impactdata verzamelen bij hun events, straks aanzienlijk minder werk hebben bij de definitieve omzetting. De data-infrastructuur opzetten kost tijd. Het is beter om die investering te spreiden over meerdere evenementen dan die in één keer te moeten inhalen.

Welke events leveren de sterkste CSRD-rapporteringsdata op?

Events met een aantoonbare sociale of ecologische impact leveren de meest bruikbare data op voor je ESRS-rapportering. Dat is precies waarom wij bij Give it Forward bewust kiezen voor formats die meten én betekenen.

Onze impact events bij sociale organisaties zoals voedselbanken, zorgboerderijen en natuurreservaten genereren concrete, kwantificeerbare output: vrijwilligersuren per deelnemer, directe bijdrage aan de missie van de partnerorganisatie, en een meetbare bijdrage aan medewerkerstevredenheid. We betalen onze sociale partnerorganisaties eerlijk, wat ook in je governance-rapportering (G1) als positief beleid telt.

Voor bedrijven die medewerkers én families willen betrekken bij hun duurzaamheidsstrategie, zijn onze duurzame familiedagen in nationale parken zoals Hoge Kempen een sterke keuze. De locatiekeuze (lage ecologische voetafdruk, biodiversiteitsvriendelijk) is direct rapporteerbaar onder E1 en E4. De activiteiten, van natuurwandelingen tot bike safaris en survival tours, zijn meetbaar in termen van engagement en welzijn.

Voor het bewustwordingsluik van je ESG-strategie — het moment waarop medewerkers de strategie niet alleen ondergaan maar begrijpen en uitdragen — bieden onze interactieve duurzaamheidsworkshops en keynotes een format dat zowel intern communiceert als extern rapporteerbaar is onder S1.

Het verschil met een standaard teambuilding-provider zit in de datalaag. Wij leveren na elk event een impactrapport dat aansluit op de ESRS-categorieën die voor jouw sector relevant zijn. Dat is geen bijkomende service, dat is de basis van hoe we werken.

Greenwashing vermijden: waar ligt de grens?

Greenwashing bij CSR-events is niet alleen een reputatierisico, het is een compliance-risico met financiële gevolgen. Boetes van €10.000 of meer zijn mogelijk bij onjuiste of misleidende duurzaamheidsrapportering. De FSMA houdt beursgenoteerde ondernemingen scherp in de gaten.

De meest voorkomende fout die we zien: een eenmalig event communiceren als bewijs van een duurzame strategie, zonder dat er structurele data of opvolging aan gekoppeld is. Dat is precies het type communicatie dat onder CSRD als misleidend wordt beschouwd.

De veilige lijn is eenvoudig: communiceer alleen wat je kunt staven met data, koppel elk event aan een bredere strategie, en zorg dat je impactrapportering consistent is over de jaren heen. Een event dat je dit jaar organiseert, moet vergelijkbaar zijn met wat je volgend jaar rapporteert, zodat vooruitgang of achteruitgang zichtbaar wordt.

CSRD maakt van CSR-events een rapporteringsplicht, en dat is precies de hefboom die duurzaamheidsmanagers nodig hebben om intern budget en draagvlak te krijgen voor betekenisvolle activiteiten. Als je nu de juiste formats kiest en de data correct verzamelt, versterkt elk event je ESG-rapportering in plaats van haar te verzwakken. De volgende stap is een event plannen dat zowel je medewerkers raakt als je ESRS-dossier versterkt. Vraag een vrijblijvend gesprek aan en we bekijken samen welk format het beste aansluit bij jouw rapporteringsdoelen en teambehoeften.

Veelgestelde vragen

Moet ik als CSR-manager al rapporteren over mijn events in 2026?

Als jouw organisatie voldoet aan minstens twee van drie criteria (€25 miljoen balanstotaal, €50 miljoen netto-omzet, 250 werknemers), dan rapporteer je in 2026 al over boekjaar 2025. Dat betekent dat events die je in 2025 organiseerde, al in scope zijn. Bedrijven die al onder de oude NFRD vielen, zijn zelfs al een jaar eerder gestart, met rapportering over boekjaar 2024.

Wat is dubbele materialiteit en waarom is het relevant voor CSR-events?

Dubbele materialiteit betekent dat je een event beoordeelt langs twee assen: de impact van het event op mens en milieu (inside-out), én de impact van duurzaamheidsthema's op je bedrijf (outside-in), zoals reputatierisico of employee engagement. Beide dimensies moeten gedocumenteerd worden via stakeholderconsultatie en opgenomen in je ESRS-rapportering. Een event dat alleen intern gecommuniceerd wordt zonder data voldoet niet aan dit principe.

Hoe vermijd ik greenwashing bij de rapportering van CSR-events?

Communiceer alleen wat je kunt staven met kwantitatieve data zoals CO2-uitstoot per deelnemer, vrijwilligersuren en medewerkerstevredenheidsscores. Koppel elk event aan een bredere, meerjarige strategie en zorg voor consistente rapportering over de jaren heen. Selectieve communicatie over enkel positieve resultaten wordt onder CSRD als misleidend beschouwd en kan leiden tot boetes van €10.000 of meer.

Welke ESRS-categorieën zijn van toepassing op teambuilding-events?

De meest relevante categorieën zijn E1 (klimaat, CO2-uitstoot van transport en locatie), E4 (biodiversiteit, keuze van de locatie), S1 (eigen medewerkers, engagement en welzijn), S3 (gemeenschappen, impact op sociale partnerorganisaties) en G1 (governance, beleid rond eerlijke samenwerking en externe verificatie). Welke categorieën materieel zijn voor jouw organisatie, bepaal je via een formele materialiteitsbeoordeling.

Wat verandert er door het EU Omnibus-pakket voor mijn rapportering?

Het EU Omnibus Simplification Package van februari 2025 versoepelt de administratieve last en kan drempelwaarden licht aanpassen, maar schrapt de rapportageplicht en het principe van dubbele materialiteit niet. Definitieve CSRD-wijzigingen worden verwacht begin 2026, met Belgische omzetting kort daarna. Organisaties die nu al werken met een aanpasbaar meetsysteem, zijn beter voorbereid op de definitieve teksten.

Hoe kies ik een event-partner die mijn CSRD-rapportering ondersteunt?

Kies een partner die na elk event een impactrapport levert dat aansluit op de ESRS-categorieën die voor jouw sector relevant zijn. Controleer of de partner transparant is over de vergoeding van sociale partnerorganisaties (relevant voor G1), of de locatiekeuze ecologisch onderbouwd is (E1, E4), en of er kwantitatieve data beschikbaar zijn over sociale impact (S1, S3). Een partner die alleen kwalitatieve verhalen levert, volstaat niet voor CSRD-conforme rapportering.

Bronnen

• Microsoft Sustainability Learning Center, 2024 — Overzicht van de CSRD-richtlijn en gefaseerde invoering voor Belgische ondernemingen
• Attentia, 2024 — Uitleg over de Belgische CSRD-rapportageplicht en tijdlijn per type onderneming
• AFAS, 2024 — Toelichting op het verschil tussen CSR en CSRD, inclusief dubbele materialiteit
• FSMA, 2024 — Toezichtsrol van de FSMA op beursgenoteerde ondernemingen onder CSRD
• Coolset Academy, 2024 — Praktische uitleg van ESRS-standaarden en implicaties voor bedrijfsrapportering