Duurzame events CSRD-proof: Vlaamse richtlijnen toepassen

Waarom events nu onderdeel zijn van je CSRD-dossier

Events zijn geen randgeval in de CSRD-wetgeving, ze zijn er expliciet onderdeel van. Teambuildings, familiedagen, stakeholderbijeenkomsten en relatiemanagementdagen vallen onder Scope 3-emissies in de waardeketen. Dat betekent dat mobiliteit van deelnemers, catering, venues en leveranciers allemaal meetellen in je duurzaamheidsrapportage.

Wij zien dit constant in onze samenwerking met communicatie- en eventmanagers uit uiteenlopende sectoren in België. De meest gehoorde zin van 2025 en 2026 is: "we weten dat we iets moeten doen met onze events en ESG, maar we weten niet waar te beginnen." De CSRD maakt die onzekerheid concreet en dringend.

De Corporate Sustainability Reporting Directive trad in werking op 5 januari 2023 en verplicht grote ondernemingen, met een balanstotaal van minimaal 25 miljoen euro, een netto-omzet van minimaal 50 miljoen euro of gemiddeld 250 werknemers, om vanaf boekjaar 2025 te rapporteren. Dat is golf 2 van de uitrol. De rapportage gebeurt naast de jaarrekening, digitaal in XBRL-formaat, en vereist externe assurance.

Het kernprincipe is dubbele materialiteit: je rapporteert zowel over de impact van je activiteiten op de omgeving (inside-out, zoals CO₂-uitstoot van een event) als over de impact van de omgeving op je bedrijf (outside-in, zoals reputatierisico's bij greenwashing). Voor eventmanagers betekent dit dat je de volledige waardeketen van elk event in kaart moet brengen.

Wat de CSRD concreet vraagt van eventorganisatoren

De Europese Sustainability Reporting Standards (ESRS) bepalen over welke thema's je rapporteert. Voor events zijn twee standaarden bijzonder relevant:

• ESRS E1 vraagt rapportage over klimaatimpact, inclusief de CO₂-uitstoot van verplaatsingen, energieverbruik van venues en catering.
• ESRS E5 richt zich op circulaire economie: afval, materiaalgebruik en hergebruik.
• ESRS S3 dekt sociale thema's, waaronder inclusiviteit, lokale tewerkstelling en werknemersrechten.

De Orde van Vlaamse Balies bevestigt dat de CSRD de vroegere Non-Financial Reporting Directive (NFRD) aanzienlijk uitbreidt in scope en detailniveau. Dat heeft directe gevolgen voor hoe je events documenteert en welke leveranciers je kiest.

Concreet: je kunt niet langer een netwerklunch organiseren zonder te weten hoeveel afval de catering produceert, hoe deelnemers ter plaatse kwamen, of de venue op hernieuwbare energie draait. Dat klinkt zwaar, maar het is ook een kans om je event te transformeren in een aantoonbare bijdrage aan je ESG-strategie.

Vlaamse richtlijnen als praktisch kompas voor CSRD-proof events

Toerisme Vlaanderen heeft richtlijnen uitgewerkt voor duurzame evenementen, met bijzondere aandacht voor bereikbaarheid en emissiebeperking. Die richtlijnen zijn geen vrijblijvend advies, ze zijn een praktisch kompas dat je kunt koppelen aan de ESRS-standaarden.

Give it Forward heeft de aanpak voor impactvolle bedrijfsevenementen afgestemd op precies deze combinatie: Vlaamse locaties die hoog scoren op bereikbaarheid en biodiversiteitswaarde, sociale organisaties die eerlijk vergoed worden, en een format dat aantoonbaar bijdraagt aan meerdere ESRS-thema's tegelijk.

De acht pijlers die terugkomen in Vlaamse eventduurzaamheid, gekoppeld aan de relevante ESRS-standaard:

• Mobiliteit (ESRS E1): kies venues nabij openbaar vervoer of fietsroutes, maak carpooling actief mogelijk. CO₂-uitstoot van verplaatsingen is de grootste Scope 3-post bij events.
• Afval (ESRS E5): zero-waste catering, herbruikbare materialen, geen wegwerpplastic. Traceer het percentage afvalreductie ten opzichte van vorig jaar.
• Energie (ESRS E1/E2): venues op zonne-energie of groene stroom, LED-verlichting, geen dieselaggregaten.
• Water (ESRS E3): waterbesparende sanitaire voorzieningen, lokale sourcing van dranken.
• Voeding (ESRS E5/S3): plantaardig, lokaal en seizoensgebonden catering. Rapporteer het percentage plantaardige gerechten en het aandeel fairtrade producten.
• Materialen (ESRS E5): herbruikbare decors, digitale handouts, geen eenmalige promotiematerialen.
• Mensen (ESRS S3): inclusieve opzet, lokale tewerkstelling prioriteren, toegankelijkheid voor diverse doelgroepen.
• Procurement (dubbele materialiteit): auditeer leveranciers op duurzaamheidscriteria, werk met een supplier scorecard.

Een familiedag in een nationaal park scoort automatisch hoog op meerdere van deze pijlers. De duurzame familiedagen in Nationaal Park Hoge Kempen die Give it Forward organiseert, zijn zo opgezet dat deelnemers actief bijdragen aan biodiversiteitsherstel (ESRS E4), terwijl de locatie zelf bereikbaar is per trein en fiets. Elke editie levert data op die rechtstreeks in een CSRD-dossier past. Meer praktische tips over de opzet van zo'n dag vind je in ons artikel over duurzame familiedagen in een nationaal park.

Hoe bouw je een CSRD-proof eventrapportage op?

Rapporteren over events hoeft niet complex te zijn als je het proces goed structureert. Vier stappen die wij hanteren:

1. Meetbare doelstellingen per pijler vastleggen

Stel vóór het event KPI's op per ESRS-thema. Hoeveel procent van de deelnemers komt met openbaar vervoer of fiets? Hoeveel kilogram afval wordt geproduceerd per persoon? Wat is het aandeel plantaardige gerechten? Koppel die KPI's aan de EU-taxonomie waar relevant.

2. Leveranciers en locatie bewust kiezen

De keuze van venue en cateraar bepaalt voor 60 tot 70 procent van je ESG-score op evenementniveau. Werk met leveranciers die zelf al rapporteren of bereid zijn data te leveren. De impact events van Give it Forward werken uitsluitend met sociale organisaties die eerlijk vergoed worden en hun impact documenteren, wat de rapportagelast voor klanten aanzienlijk verlaagt.

3. Monitoren tijdens en na het event

Verzamel data actief: energieverbruik van de venue, mobiliteitsdata via een korte deelnemersenquête, afvalgewicht via de cateraar, waterverbruik. Die data gaat rechtstreeks in je ESRS-indicatoren voor het managementrapport.

4. Jaarlijks evalueren en bijsturen

De CSRD is een rapportagecyclus, geen eenmalige oefening. Vergelijk je eventdata jaar op jaar, betrek stakeholders bij de evaluatie en pas je eventbeleid aan op basis van de uitkomsten. De SERV publiceerde in december 2024 een rapport over de impact van de CSRD op Belgische ondernemingen, dat bevestigt dat iteratief verbeteren zwaarder weegt dan perfectie bij de eerste rapportage.

Hoe vermijd je greenwashing in je eventcommunicatie?

Greenwashing is het grootste reputatierisico bij CSRD-gerelateerde eventcommunicatie. De dubbele materialiteitsvereiste van de CSRD werkt hier als bescherming én als spiegel: als je communiceert over de duurzaamheid van je event, moet je die claims kunnen onderbouwen met de data die je toch al verzamelt.

Concrete principes om greenwashing te vermijden:

• Communiceer over gemeten impact, niet over intenties. "Onze familiedag genereerde 40% minder CO₂ dan vorig jaar" is verdedigbaar. "Wij organiseren groene events" is dat niet.
• Laat je sociale impact verifiëren door de partnerorganisaties waarmee je samenwerkt. Eerlijke vergoeding en transparante impactmeting zijn de basis van de samenwerking die Give it Forward aangaat met sociale organisaties in heel België.
• Gebruik de ESRS-terminologie in je rapportage, niet in je marketingcommunicatie. Stakeholders waarderen inhoud boven labels.

Wil je begrijpen hoe je de ROI en sociale return van een impactevent intern verdedigt, dan geeft ons artikel over het aantonen van ROI bij impact events concrete handvatten.

CSRD-proof events zijn geen compliance-oefening, ze zijn de meest geloofwaardige manier om je duurzame positionering te bewijzen tegenover de mensen die er het meest toe doen. Eventmanagers die dit begrijpen, transformeren hun jaarlijkse relatiedag van een kostenpost in een aantoonbare bijdrage aan het ESG-dossier van hun organisatie. Vraag een vrijblijvend gesprek aan via onze contactpagina en ontdek hoe Give it Forward jouw volgende event CSRD-ready maakt.

Veelgestelde vragen

Wat is de CSRD-richtlijn en waarvoor staat ze?

De Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) is een Europese richtlijn die grote ondernemingen verplicht uitgebreid te rapporteren over hun impact op milieu, sociale thema's en governance (ESG). Ze trad in werking op 5 januari 2023 en vervangt de vroegere NFRD. De rapportage volgt de Europese ESRS-standaarden, vereist externe assurance en moet digitaal worden aangeleverd in XBRL-formaat naast de jaarrekening.

Vanaf wanneer ben je als onderneming CSRD-plichtig in België?

Grote ondernemingen met een balanstotaal van minimaal 25 miljoen euro, een netto-omzet van minimaal 50 miljoen euro of gemiddeld 250 werknemers vallen onder golf 2 en moeten rapporteren vanaf boekjaar 2025. Beursgenoteerde grote ondernemingen vielen al onder golf 1 (boekjaar 2024). Kleinere ondernemingen volgen later of vallen buiten de verplichting, maar kunnen via hun waardeketen toch geconfronteerd worden met rapportagevragen van grote klanten.

Hoe vallen bedrijfsevenementen onder de CSRD?

Bedrijfsevenementen vallen onder Scope 3-emissies in de waardeketen van een onderneming. Dat omvat de CO₂-uitstoot van deelnemersverplaatsingen, energieverbruik van venues, afval van catering en het materiaalgebruik bij decoratie en communicatiemiddelen. Via ESRS E1 (klimaat), E5 (circulaire economie) en S3 (sociale thema's) moeten deze gegevens gedocumenteerd en gerapporteerd worden.

Wat zijn de Vlaamse richtlijnen voor duurzame evenementen?

Toerisme Vlaanderen biedt richtlijnen die zich richten op acht thema's: mobiliteit, afval, energie, water, voeding, materialen, mensen en procurement. De nadruk ligt op bereikbaarheid om emissies te beperken, lokale en plantaardige catering, herbruikbare materialen en inclusieve opzet. Deze richtlijnen sluiten nauw aan bij de ESRS-standaarden en vormen een praktisch kader voor eventmanagers die hun events CSRD-proof willen maken.

Hoe voorkom ik greenwashing bij de communicatie over mijn duurzame event?

Communiceer uitsluitend over gemeten en gedocumenteerde impact, niet over intenties of labels. Gebruik concrete cijfers: percentage CO₂-reductie, aandeel plantaardige gerechten, kilogram afval per deelnemer. Laat claims valideren door partnerorganisaties of via externe assurance. De dubbele materialiteitsvereiste van de CSRD dwingt toch al tot onderbouwing, wat greenwashing structureel moeilijker maakt.

Kan een impactevent of familiedag bijdragen aan meerdere ESRS-thema's tegelijk?

Ja. Een goed ontworpen impactevent of familiedag in een nationaal park raakt tegelijk ESRS E1 (lagere emissies door groene locatie), E4 (bijdrage aan biodiversiteit), E5 (zero-waste catering), S3 (inclusiviteit, lokale tewerkstelling) en governance via transparante leveranciersselectie. Dat maakt dit type event bijzonder efficiënt voor bedrijven die meerdere ESG-doelstellingen willen aantonen in één activiteit.

Bronnen

• Orde van Vlaamse Balies, z.j. — Juridische toelichting op de CSRD-richtlijn en de uitbreiding ten opzichte van de NFRD.
• Toerisme Vlaanderen, z.j. — Vlaamse richtlijnen voor duurzame keuzes bij evenementen.
• SERV, december 2024 — Rapport over de impact van de CSRD op Belgische ondernemingen.